요즘은 개인을 기업화시키는 시대입니다. 내 자신이 바로 기업이고 대표이사이고 동시에 직원입니다. 저 역시 사업자등록이 되어 있는 회사를 운영하고 있지만 1인 1기업에 가까운 입장입니다. 수 년간 일을 하면서 내 혼자서 모든 업무를 처리하기 위해서는 업무를 관리할 수 있는 효율적인 시스템의 필요성을 항상 느끼고 있었습니다.
원래 직업은 프로그래머이기 때문에 컴 앞에 있는 시간이 길고 작업을 하면서 고객전화를 받고 팩스를 주고 받고, 이메일 확인을 하고, 일정 관리, 금전출납관리 등 많은 일을 동시에 해야 합니다.
오랜 고민 끝에 제가 활용하고 있는 업무 관리시스템을 소개합니다.
우선 가장 중요한 컴퓨터는 주 작업용 데스크탑이 사무실에 한 대 있습니다. 집에도 물론 한 대 있습니다. 집에 있는 데스크탑은 작업용과 함께 백업용 PC로 같이 사용합니다. 데이터 백업은 생명보다(?) 소중하니까요^^;
인쇄기기는 복합기를 사용합니다. 팩스달린거 말고 그냥 평판형 스캐너, 프린터, 복사 기능만 지원되는걸로 사용하고 있습니다.
그리고 몇 개월 전에 구입한 노트북을 가지고 다니면서 작업용과 업무관리용으로 동시에 사용합니다. 노트북은 XNOTE R200 12.1인치짜리 와이드 사용하고 있는데 사이즈도 적당하고 저한테는 딱인 것 같습니다.
작업을 제외한 모든 관리는 이 노트북을 통해서 이루어지고 있습니다. 항상 가지고 다니기 때문에 급할 경우 바로 사용할 수 있으니까요.
1인 1기업도 엄연한 기업이기 때문에 회사용 전화번호가 필요했습니다. 그래서 070 인터넷전화를 사용하고 있습니다. 인터넷 전화는 모뎀에 기기를 연결해서 사용하는 방식이 아니라(전화도 집에서 사무실에서 같이 사용할 수 있어야 하기 때문에) 노트북에 USB포트로 연결해서 사용할 수 있는 VOIP폰을 사용했습니다. 그런데 유선일 경우 선정리가 좀 귀찮고 보기 싫고 해서 최근에 블루투스 무선 인터넷폰을 구매했습니다.
노트북에 동글이를 꽂고 전화기를 무선으로 사용하고 있습니다. 070번호는 아이엠텔 서비스를 이용하고 있습니다. 이렇게 해서 업무용 전화는 해결을 했습니다. 나름 만족하고 있는 중입니다. 그 다음 필요한게 팩스더군요. 팩스도 인터넷폰 처럼 편리하게 사용할 수 있는 방법이 없을까 오래 전에 고민하다가 인터넷팩스를 알게되어 지금까지 사용하고 있습니다. 문서파일로 전송할 수도 있고 0303으로 시작되는 고유 팩스 번호도 가질 수 있고, 무엇보다 팩스기기가 필요 없어 편리하게 사용하고 있습니다.
이렇게 해서 업무용 전화와 팩스를 해결했습니다.
사업을 하다보니 세금계산서를 발행해야 하는 경우가 많이 생깁니다. 저도 나름 착하게 살고 있어서(?) 세금계산서는 꼬박 꼬박 발행해주고 또 챙겨받고 있습니다. 이 것도 처음에는 작성해서 우편으로 발송하니 등기우편 비용도 계속 들어가고 불편하더군요. 그래서 요즘엔 전자세금계산서를 사용합니다. 노트북에서 인터넷상에서 바로 작성해서 이메일로 발송할 수 있으니 편리합니다. 물론 비용도 등기우편 비용보다도 많이 저렴하구요.
이렇게 해서 세금계산서 발행 문제도 해결~~~
마지막으로 저는 종이를 좋아하는 편은 아닌데 급할 경우 수기로 메모를 해야 할 상황이 발생합니다. 그래서 날짜별로 기록할 수 있는 작은 업무노트와 만년필을 가방에 넣고 들고 다닙니다.
필기도구로 만년필을 택한 이유는 계약서 사인용으로 같이 사용하기 위함입니다.
더불어 급하게 데이터를 받아야 하거나 현장에서 전해야 할 파일이 있을 경우를 대비해서 32GB짜리 USB 플래시 메모리를 같이 들고 다입니다. 노트북의 부족한 USB포트를 위해 미니 USB 허브를 역시 같이 들고 다닙니다.
이렇게 노트북가방에 모두 담아서 생활을 하고 있는데 업무보는데 그리 불편함은 없었습니다. 노트북 한 대를 통해 인터넷 전화, 팩스 송수신, 데이터 전송, 일정관리, 금전출납부, 세금계산서 발행 등 필요한 모든 업무를 처리할 수 있어서 만족하고 있습니다. 덕분에 데스크탑에서는 작업에만 집중할 수 있어서 업무분담도 확실히 되고 좋습니다.
앞으로는 화상회의를 위해 미니 화상 카메라를 구입 할 생각입니다. 노트북에 달아서 사용하기 위함입니다. 그리고 휴대용 미니 스피커도 같이 구매 할 계획이구요. 이 정도면 만족할 것 같습니다.~~
이제 열심히 일해서 돈을 많이 벌어야겠네요...
